Tổ chức sự kiện trọn gói

Tổ chức sự kiện đang rất phổ biến hiện nay, tuy nhiên vẫn nhiều người còn đang thắc mắc sự kiện được tổ chức với mục đích gì? Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện? Những hoạt động nào cần phải tổ chức sự kiện?

1.    TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện các hoạt động để tổ chức một sự kiện hoặc buổi hội thảo. Nó bao gồm việc xác định mục tiêu, lựa chọn địa điểm, thiết kế chương trình, quản lý ngân sách, tìm kiếm nhà tài trợ , quảng bá và tiếp thị sự kiện, cung cấp dịch vụ và giải quyết các vấn đề liên quan trong quá trình tổ chức. Mục đích của tổ chức sự kiện là tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ và thành công cho khách hàng hoặc khách mời tham dự.

2.    MỤC ĐÍCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

- Quảng bá và tiếp thị

Sự kiện có thể được sử dụng để quảng bá và tiếp thị sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu của một công ty. Nó cung cấp cơ hội để tương tác trực tiếp với khách hàng, tạo sự nhận diện và nhớ đến thương hiệu.

- Xây dựng mối quan hệ

Sự kiện có thể tạo ra cơ hội để xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác hoặc cộng đồng. Nó cung cấp một môi trường để gặp gỡ, trao đổi thông tin và tạo sự liên kết giữa các bên

- Giáo dục và chia sẻ kiến thức

Sự kiện được tổ chức để giáo dục và chia sẻ kiến thức với khán giả. Đây có thể là các buổi hội thảo, diễn đàn, khoá đào tạo hoặc triển lãm để truyền đạt thông tin và kỹ năng mới.

- Gây quỹ từ thiện

Sự kiện được sử dụng để gây quỹ cho một nguyên tác hay tổ chức từ thiện. Nó có thể là một buổi biểu diễn, bán đấu giá hoặc chương trình tài trợ để thu thập tiền để hỗ trợ để thu thập tiền để hỗ trợ mục đích từ thiện.

- Mở rộng mạng lưới và kết nối

Sự kiện tạo cơ hội để mở rộng mạng lưới và kết nối với những người có cùng sở thích, ngành nghề hoặc mục tiêu. Nó cung cấp một môi trường để thu thập tiền để hỗ trợ mục đích từ thiện.

3.    TẦM QUAN TRỌNG CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

- Giao tiếp và quảng bá

Sự kiện là một cách tuyệt vời để giao tiếp và quảng bá thông điệp, sản phẩm hoặc dịch vụ của một tổ chức. Nó tạo cơ hội để tương tác trực tiếp với khách hàng, tạo dựng hình ảnh và tăng cường nhận thức về thương hiệu.

- Xây dựng mối quan hệ

Tổ chức sự kiện cung cấp một môi trường thuận lợi để xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác và nhà tài trợ. Nó tạo cơ hội để gặp gỡ, trao đổi ý kiến và thiết lập liên kết kinh doanh quan trọng.

-  Tạo trải nghiệm đáng nhớ

Một sự kiện thành công có thể tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng. Nó có thể bao gồm các hoạt động thú vị, giải trí, trò chơi, chương trình biểu diễn và các trải nghiệm tương tác để tạo ra ấn tượng sâu sắc và tăng cường sự kết nối với thương hiệu.

-  Tăng doanh số bán hàng

Tổ chức sự kiện có thể tạo ra cơ hội bán hàng và tăng doanh số. Nó cho phép khách hàng xem trực tiếp sản phẩm hoặc dịch vụ, tham gia các phiên thảo luận hoặc chương trình giới thiệu và thậm chí mua hàng ngay tại sự kiện.

- Giao lưu và học hỏi

Sự kiện cung cấp một nền tảng để giao lưu, chia sẻ kiến thức và học hỏi từ các chuyên gia trong lĩnh vực tương ứng. Các buổi diễn thuyết, hội thảo và các hoạt động tương tác khác trong sự kiện có thể mang lại giá trị học tập và trao đổi thông tin quang trọng.

·       Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ, quảng bá thương hiệu và tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho khách hàng. Nó có thể có ảnh hưởng tích cực đến doanh số bán hàng và mang lại lợi ích cho cộng đồng và ngành công nghiệp.

4.    HỒ SƠ XIN GIẤY PHÉP TỔ CHỨC SỰ KIỆN

- Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện (Mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung)

- Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh khách người tham gia, bộ sưu tập, tác phẩm,…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức sự kiện.

- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện

5.    SỰ KIỆN NÀO CẦN PHẢI XIN GIẤY PHÉP

Hiện nay có những sự kiện và chương trình phổ biến cần xin giấy phép như: chương trình biểu diễn thời trang, cuộc thi sắc đẹp, chương trình ca nhạc, họp báo, sự kiện quảng bá sản phẩm,…Còn đối với những sự kiện cá nhân nhỏ như tiệc sinh nhật, tiệc đầy tháng, buổi liên hoan,…không phải xin giấy phép.

a.    Tổ chức họp báo

- Đơn xin giấy phép tổ chức họp báo

- Thông tin về đơn vị tổ chức họp báo

- Thông tin về người đại diện

- Mô tả sự kiện

- Kế hoạch tổ chức

- Biểu mẫu yêu cầu khác: Tuỳ theo quy định của cơ quan chức năng, có thể yêu cầu bổ sung các biểu mẫu khác như danh sách người tham dự, biểu mẫu đăng ký và các giấy tờ liên quan khác

b.    Tổ chức biểu diễn thời trang

- Đơn xin giấy phép tổ chức biểu diễn thời trang

- Danh sách người mẫu

- Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn

- Tổ chức phúc khảo

- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức

c.    Tổ chức biểu diễn ca nhạc

- Đơn xin phép: bao gồm thời gian, địa điểm, nội dung chương trình đầy đủ và chi tiết, thời gian phúc khảo, có bán vé hay không?

- Bản sao giấy phép hoạt động kinh doanh

- Hợp đồng thuê địa điểm

d.    Tổ chức triển lãm

- Đơn xin cấp giấy phép tổ chức triển lãm

- Danh sách tác phẩm, hiện vật, tài liệu (ghi rõ tên tác giả, chủ sở hữu, tên, số lượng, chất liệu, kích thước của tác phẩm hoặc hiện vật)

- Ảnh chụp từng tác phẩm, hiện vật, tài liệu và maket trưng bày in trên giấy hoặc ghi vào phương tiện lưu trữ kỹ thuật số

- Văn bản thoả thuận hoặc hợp đồng thuê địa điểm

-  Bản sao CMND/CCCD/Hộ chiếu

6.    CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN PHỔ BIẾN HIỆN NAY

- Hội thảo và hội nghị: Tổ chức các sự kiện chuyên sâu trong một lĩnh vực cụ thể để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và nghiên cứu mới nhất. Có thể bao gồm các diễn giả, buổi thảo luận và phiên hỏi đáp.

- Triển lãm và xuất bản: Tổ chức triển lãm để trưng bày và quảng bá sản phẩm, dịch vụ hoặc công nghệ mới. Tổ chức sự kiện xuất bản để giới thiệu sách, tạp chí hoặc tác phẩm nghệ thuật. Bao gồm gian hàng, trình diễn sản phẩm, thử nghiệm trực tiếp và gặp gỡ khách hàng.

- Buổi biểu diễn nghệ thuật: Tổ chức các buổi diễn ca nhạc, biểu diễn kịch, vũ đạo, hài kịch hoặc các sự kiện nghệ thuật khác để giải trí và thúc đẩy nghệ thuật. Có thể bao gồm các nghệ sĩ chuyên nghiệp hoặc các tài năng địa phương.

- Lễ hội và lễ kỷ niệm: Tổ chức các sự kiện để kỷ niệm ngày lễ, sự kiện quan trọng hoặc các dịp đặc biệt như lễ Giáng sinh, Tết Nguyên đán, lễ hội âm nhạc, lễ hội thức ăn hoặc lễ hội văn hoá. Có thể bao gồm các hoạt động truyền thống, trò chơi, múa lân hoặc buổi biểu diễn.

-  Tiệc và buổi gặp mặt: Tổ chức các buổi tiệc, buổi gặp mặt và sự kiện xã hội để kết nối, giao lưu và tạo mối quan hệ giữa các cá nhân hoặc doanh nghiệp. Bao gồm tiệc tối, buổi họp mặt, sự kiện networking hoặc buổi tiệc thân mật.

VÌ SAO NÊN CHỌN HOÀNG THIỆN SOLUTION LÀ ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI TPHCM

Hoàng Thiện Solution là một lựa chọn tốt để tổ chức sự kiện vì các lý do sau: - Kinh nghiệm và chuyên nghiệp: Hoàng Thiện Solution có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện. Đội ngũ nhân viên lành nghề và chuyên gia sự kiện sẽ đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức một cách chuyên nghiệp và thành công.

- Đa dạng và linh hoạt: Cung cấp một loạt các dịch vụ sự kiện, từ hội thảo, triển lãm, buổi biểu diễn nghệ thuật đến các sự kiện xã hội. Bạn có thể chọn từ các gói sự kiện sẵn có hoặc tuỳ chỉnh theo nhu cầu cụ thể của bạn.

- Sự tận tâm và chăm sóc khách hàng: Hoàng Thiện Solution luôn đặt khách hàng lên hàng đầu. Đội ngũ của chúng tôi sẽ lắng nghe và hiểu rõ yêu cầu của bạn, đồng thời cung cấp sự tư vấn và hỗ trợ tận tâm để đảm bảo rằng sự kiện của bạn được tổ chức theo ý muốn.

- Đội ngũ chuyên gia: Hoàng Thiện Solution luôn tạo ra những sự kiện giàu kinh nghiệm và am hiểu sự kiện. Họ sẽ hỗ trợ bạn từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch, thiết kế, quản lý và thực hiện sự kiện, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện được chăm sóc kỹ lưỡng.

- Phong cách sáng tạo và độc đáo: Chúng tôi luôn tạo ra những sự kiện độc đáo và đặc biệt, tận dụng sự sáng tạo và khả năng tư duy nghệ thuật của đội ngũ. Hoàng Thiện Solution cam kết mang đến cho bạn một trải nghiệm sự kiện độc đáo và không thể nào quên.

• Tổ chức sự kiện là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chuyên nghiệp, sáng tạo và tận tâm. Hoàng Thiện Solution sẽ là đối tác tin cậy để giúp bạn tổ chức và thực hiện một sự kiện thành công và ấn tượng.

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP TRUYỀN THÔNG HOÀNG THIỆN

Địa chỉ: 176/108 đường TL27, KP3, P.Thạnh Lộc, Q.12, HCM

Số điện thoại: 0974 780 378 – Mr Thiện

Email: hoangthiensolutions@gmail.com

Website: www.htsolution.vn